Valódi sikertörténet: Így működik a gyakorlatban a „100% hatékonyság a munkában” programunk!

– Esettanulmány: Florin Zrt. –

Mit akar egy cég? Minél nagyobb bevételt. Ennek alapja pedig az, hogy jól működjenek a céges folyamatok, mindenki tudja és tegye a dolgát. S bár ezt tartjuk normálisnak, a valóságban kevés cég van, amelyik el is tudja érni!

Esettanulmányunkban ügyfelünk, a Florin Zrt. történetén keresztül mutatjuk be, hogyan lehet igazán hatékonnyá tenni egy cégben a működést, illetve szó lesz arról, hogyan vezettük be a Mentor Training Kft. rendszerét, ami nem jól hangzó elméletek gyűjteménye (mellyel a mai napig rengetegen próbálkoznak teljesen hiába), hanem valódi, letesztelt és bizonyított módszereken alapul.

Milyen problémákkal szembesült ügyfelünk?

• jelentős összegű veszteségek emberi mulasztások miatt
• sok selejt, hibás termék, újra elvégzett munkafeladatok
• fluktuáció
• egyes új alkalmazottak csak pár napig maradtak a cégnél
• bármit tettek, nem tudták igazán növelni a termelékenységet

Ügyfelünk tudta, hogy változás csak akkor fog bekövetkezni, ha tesznek érte valamit. Ezért kezdett el együtt dolgozni Mentor Training Kft.-vel, és ismerkedtek meg a „100% hatékonyság a munkában” programmal.

Mára a cég fantasztikus eredményeket ért el: a cég alkalmazottai jól ismerik a feladatukat, azt pontosan végre is hajtják, minimálisra csökkent a selejt, jó megoldások és eredmények születnek, hatékonyabbak és nyugodtabbak a munkatársak, jobb a munkahelyi légkör.

„Nagyon jót tett az embereknek ennek a képzési rendszernek a bevezetése. A termelési statisztikák is egyre jobbak és jobbak.” (személyzeti vezető)

De lássuk sorban, mire volt szükség ehhez a változáshoz!

Mi van a fejlődés mögött? Ők mesélnek róla!

A kezdetek

„Vezetőként már többször nekilendültem annak, hogy elkészítsem a különböző munkaköri folyamatleírásokat, de mindig elvéreztem az elején, és nem tudtam ezt a folyamatot végigvinni.” (Barta Attila)

A jól megírt, könnyen végrehajtható, pontos írott anyagokból indul ki minden. A munkaköri folyamatleírások fontosságát nem lehet elégszer aláhúzni. Ez tartalmazza a munkakör összes feladatát és a végrehajtás pontos leírását: akit erre a pozícióra helyezünk, tökéletesen tisztában lesz azzal, hogy mi a dolga és melyek a vele szemben támasztott elvárásaink. A munkája átlátható, ellenőrizhető és számonkérhető lesz. A munkaköri folyamatleírások fontosságáról sok helyen olvashat, ez nem újdonság. Viszont mi elhoztuk azt a módszert, aminek segítségével pontos, jól használható munkaköri leírásokat lehet készíteni, valamint precízen elsajátítani és használatba tenni azt. Ezt a gyakorlatorientált módszert használnia kell minden olyan vállalkozásnak, amely magas termelékenységi szintet akar elérni.

„Nekünk már voltak nagyon is jó leírásaink, nem véletlenül vagyunk egy 60 éves cég, azért a leírások nélkül nem jutottunk volna idáig. Viszont az nagyon nem mindegy, ahogyan azokat a leírásokat használjuk, és azt látom igazán briliánsnak ebben a rendszerben, hogy képesek leszünk a leírásainkat úgy használni, hogy az valóban eredményességre vezet.” (T. J.)

Mielőtt megismerkedett volna a „100% hatékonyság a munkában” programmal, ügyfelünk többször is neki akart kezdeni a munkaköri folyamatleírások kidolgozásának. A feladat nagyszabású volt, és elsőre hatalmasnak tűnt, ezért hónapról hónapra halogatta a megvalósítást… Így sajnos hosszú évek teltek el a halogatással. Ha világos lett volna számára a veszteség mértéke, és látta volna számokkal alátámasztva, hogy mi minden múlik a jól elkészített munkaköri leírásokon, egy percig sem halogatta volna tovább… Miután a professzionális leírások elkészültek, még hátra volt a még nagyobb falat: leoktatni mindezt azon kollégáknak, akiknek szükséges.

A Mentor Training Kft. programja egy szakmai vezetőt adott ehhez a folyamathoz, aki irányította és ellenőrizte a megvalósítást, kitűzte a mérföldköveket és levezényelte a teljes feladatot. A folyamat végére bekerült a cégbe a „100% hatékonyság a munkában” rendszer, amely a következő eredményeket hozta:

☑ sokkal gyorsabban be lehet tanítani az új kollégákat,

☑ sokkal pontosabb a betanítás,

☑ kevesebb lett a félreértések és a nem tudás miatti hibázás,

☑ nem kell leállítani gépeket,

☑ jelentősen csökkent a minőségi hiba, a selejt,

☑ tényleg el lehet érni a 100% hatékonyságot, amit a tréning ígér!

A Mentor Training Kft. „100% hatékonyság a munkában” programja egy jól felépített rendszer. Az első rész a tanulási problémákkal és magával a tanulással foglalkozik. Ez nem kihagyható, hiszen az iskola sajnos nem készíti fel kellően a cégbe érkező dolgozót arra, hogy sikeres és önálló legyen a tanulásban, és csak úgy szívja magába a rengeteg új információt és a munkával kapcsolatos tudnivalókat. Sok résztvevőtől kaptuk azt a visszajelzést, hogy ez a rész annyira élvezetes és magával ragadó, hogy már ez önmagában beindítja az emberek gondolkodását a munkájuk fejlesztésével kapcsolatban.

A program olyan gyakorlati példákat és olyan gyakorlati eszközöket alkalmaz, amelyek tényleg felismertetik a kollégákkal, hogy mennyire fontos a képzés, az alapos munkaköri leírások, az alapos folyamatleírások, és elvezetnek egy fontos felismeréshez. Megfogalmazódik az igény a szakmai tudás rendszerezésére, mert a munkatársak belátják, hogy ennek alapján az ő munkájuk is könnyebbé válik. Azok, akik a betanítással foglalkoznak, rendkívül hatékonyan tudnak haladni, illetve az újoncok teljes értékű dolgozóként tudnak bekapcsolódni a munkába, és nem kerékkötőként.

A program második fázisa abban segíti a kiválasztott munkatársakat, hogy maximális hatékonysággal legyenek képesek az elkészült leírásokat leoktatni, és ezáltal használatba tenni. Önmagában egy jó leírás még nem garancia arra, hogy az adott dolgozó megérti és sikeresen alkalmazni is tudja.

A program ebben a részében is egészen egyedi: egy olyan eszközt vezet be (az úgynevezett ellenőrzőlap-író technológiát), aminek a segítségével az új, vagy szükség szerint a meglévő kolléga fokozatosan és teljes mértékben képes a gyakorlatban is elsajátítani a feladatokat.

És itt jött a meglepetés…

„A képzés során nekünk is felismeréseink voltak a saját munkánkkal kapcsolatban. Rájöttünk, hogy egy csomó dolog nem is annyira bonyolult, mint amennyire elképzeltük. Amikor belefogtunk ebbe a programba, úgy gondoltuk, hogy legalább 300-400 munkaköri leírást, folyamatleírást kell majd elkészíteni, és ahogy mentünk előre a programban, úgy tisztultak le az egyes munkafolyamatok… És rájöttünk, hogy igazából elegendő lesz 30 is arra, hogy a cég jelentősebb munkafolyamatai nagyon alaposan, tanítható formában rögzítve legyenek!”  (Barta Attila)

Nagyon gyorsan nagyon sok anyag létrejött, és beindult a cégben az oktatás.

Más felismerések is születtek a folyamat során, amelyek hatása olyan volt, mintha a cég repülőgépből hirtelen rakétává alakult volna:

„Ránéztünk a folyamatokra, és új gondolatokat, ötleteket indukált bennünk, valamint rájöttünk, hogy jó pár lépés korszerűsíthető, javítható, és így közben optimalizáltunk is néhány folyamatot. Az, hogy bevontuk a bekeverő (gyártó) kollégákat a munkába, a tesztelésbe, igen jól motiválta őket is. Volt egy olyan folyamat például, amely gyártási idejét felére tudtuk csökkenteni egy kis csapat bevonásával.” (L. J. termékfejlesztési vezető és Sz. Zs. fejlesztési asszisztens)

Melyek voltak a hatékonyság első jelei?

• Az emberi mulasztásból eredő hibák lényegesen lecsökkentek.
• Korábban, ha gépkezelőt kerestek, mindig várni kellett, míg találtak egy olyan speciálisan képzett személyt, aki ért a géphez, és tudja, hogyan kell használni.
• Az emberek gondolkodóvá váltak a munkájuk során.
• Az egész termelési rendszer felgyorsult.
• Sokkal gyorsabbá vált az új munkaerő betanítása.

„Az újonnan felvett kollégák gyorsabban be tudnak kapcsolódni a termelési folyamatokba. Eddig több hét volt az az idő, amíg helyismerettel, munkaismerettel, munkafolyamat-ismerettel, alapvető technológiai ismerettel rendelkeztek, ez most lecsökkent néhány napra, és néhány nap után már be tudnak állni rendesen az üzembe termelni, a többi kollégával együtt.” (Barta Attila)

Miért is hagyták ott régen az újoncok pár nap alatt a céget?

Erre a fájó kérdésre is fény derült.

Amikor egy új munkavállaló bemegy egy cégbe (és ez nem csak a mi esetünkben érvényes), és elkezdi a munkáját, igazából azt sem tudja, hol van, hova került. Számos új dologgal kerül kapcsolatba. Nemcsak az emberek, hanem a munkaeszközök is újak, és ezek használata bizony tanulást igényel. Az új munkatársnak meg kell tanulnia, hogy ebben az üzemben milyen termékek vannak, milyen gépek vannak, egyáltalán hogyan folyik itt a munka… Meg kell ismernie a munkaeszközeit, a kollégáit, egy teljesen ismeretlen számítógépes programot. Ha belegondolunk, sok minden összegyűlik, és ezt mind meg kell tanulnia.

Ha nem kezeljük a helyén ezt a helyzetet, fluktuáció forrása lehet. Az új munkavállaló rengeteg új dologgal találkozik egy cégben, egyszerűen nem tudja ezeket megtanulni, nem tudja feldolgozni. Főleg egy gyártó cégben, és főként egyszerűbb munkakörök esetén. Csökken az önbizalma, ott a megfelelési kényszer, fél kérdezni… így inkább elmegy egy másik céghez, ahol azt gondolja, hogy könnyebb vagy jobb. A tapasztalatok alapján ez egy súlyos tényezője a fluktuációnak, amelyre kevés helyen tesznek kellő figyelmet.

A „100% hatékonyság a munkában” program úgy kezeli ezt a helyzetet, hogy tudatosan biztonságos, barátságos helyet biztosít az új munkatársaknak, és ennek része az, hogy amikor bejönnek az első munkanapon, akkor kapnak egy könnyen megtanulható, jól érthető anyagot, amiben le van írva, hogy itt hogyan dolgozunk, mit csinálunk, mik az irányelvek, hányra kell ide bejárni, mi az elvárás stb. Az anyagot meg lehet tanulni, mivel úgy van megírva, hogy át lehessen látni. Fontos, hogy ez nem pusztán elmélet. A gyakorlatra is nagy hangsúlyt fektetünk. Az újonc már az első nap után jobban kiismeri magát, ez sikerélménnyel tölti el, és látni fogja, hogy ez egy egész jó hely. És ez hatalmas különbség.

A képzéshez mindvégig úgynevezett „ellenőrzőlapokat” használunk. Ezek az ellenőrzőlapok vezetik a személyt a tanulásban, mint egy mini „kurzus”. Precíz fokozatossággal vannak felépítve, gyakorlatokkal alátámasztva.

„Az ellenőrzőlapok előtt lassú és körülményes volt a betanulás, kevés sikerélményhez jutottak a betanuló kollégák. Gyorsan be lettek dobva a „mélyvízbe”, ezért aki nem bírta az elején a gyors tempót, illetve a strapát, az gyorsan meglógott. Azok a régi munkatársak pedig, akikhez odakerültek a gyártósorra, idegesek és feszültek voltak, mert az új kollégák lassították a sort. Az ellenőrzőlapos betanulással ezek a problémák megszűntek.” (Molnár Sándor, termelési műszakvezető)

Minden ellenőrzőlappal azt kívánjuk elérni, hogy az adott oktatási anyagot 100%-ig megértse és elsajátítsa az, aki végzi éppen. Ezáltal növekszik a hatékonyság, így amint az újonnan érkező munkavállalók a gyártósorra kerülnek, képesek lesznek hatékonyan munkába állni, és azonnal szinte teljes értékű dolgozóként bekapcsolódni a munkafolyamatba.

És természetesen a régi kollégák is bátran használhatják ezeket az anyagokat:

„Már 3 éve itt dolgozom, de amikor végigmentem ezeken az új anyagokon, nekem is bőven voltak új dolgok bennük.” (szakmai oktató)

Ha ezek az írott anyagok hiányoznak a cégből…

Ez alapvetően egy életveszélyes helyzet!

Mármint a cég számára. A vállalkozás teljes létét fenyegeti, ha nincs írásban rögzítve a technológia, az, hogy mit hogyan kell csinálni, hogyan működtetik az egyes munkaköröket, és csak az adott kollégáknak a fejében van meg a tudás. Ha azzal az emberrel történik valami, nyugdíjba megy, esetleg elmegy a cégtől, akkor viszi magával a teljes tudást.

De ne menjünk rögtön ilyen messzire! A hiányosságok már akkor jelentkeznek, ha az a bizonyos kulcsember szabadságra megy vagy megbetegszik. Vészhelyzet bármikor adódhat, és azt tudni kell kezelni.

A „100% hatékonyság a munkában” program során nemcsak az új alkalmazottak képzési anyagát állítjuk össze, hanem az ehhez kapcsolódó tudásanyagot is. A rendszerezett anyagot folyamatosan használja a cég a betanítás során, ezért kénytelen naprakészen tartani. Így van egy állandóan karbantartott, letisztázott szakmai tudástár, ami hatalmas biztonságot ad a cég működéséhez.

Ügyfelünk szorgalmat és fáradságot nem kímélve csodás tudásbázist hozott létre. Lassanként, természetesen a munkatársakat bevonva, a cég teljes know-how-ját leírták. Kérdeztük is tőlük, hogy ismernek-e olyan magyar tulajdonú céget, ahol ennyi leírt technológia van. Hosszas gondolkodás után sem tudtak példát mondani… Aztán beugrott: a multiknál van minden így leírva! Bizony, éppen ezért váltak multinacionális, hatalmas vállalatokká. Igen! Másként nem lehet nagyra nőni!

Ezen túlmenően pedig mit sem ér a precízen leírt tudásanyag, ha az új munkatársak nem képesek azt tökélesen elsajátítani! Itt jön képbe az ellenőrzőlapi technológia, azaz a pontos, fokozatos és gyakorlatorientált belső képzés.

A program harmadik fázisa egy kétnapos Kommunikációs tréning, mivel az a tapasztalat, hogy ez mind a belső képzéseknél, mind pedig nagy általánosságban a cég életében (vezető-beosztott, munkatárs-ügyfél viszonynál) egy problémás pont.

A program része továbbá természetesen egy gyakornokság és egy végső minőség-ellenőrzés.

Hogyan foglalja össze Barta Attila, a Florin Zrt. vezetője a közös munkát?

„Nagyon tudom javasolni ezt a programot minden egyes olyan munkahelyen, ahol valamilyen munkafolyamatot, valamilyen technológiát kell elsajátítania egy kollégának. Hiszen nagyon kevés az az új munkatárs, aki úgy érkezik meg egy cégbe, hogy alapos technológiai ismeretekkel rendelkezik, pontosan tudja, hogy mit kell csinálnia, ugye, arra is kevés alkalmat láttam, hogy a cégeknek lenne arra külön lehetőségük, hogy tartsanak egy olyan személyt, aki az új kollégák betanításával foglalkozik. Nos, az ellenőrzőlapos képzés lehetőséget ad arra, hogy ne kelljen fenntartani egy képzési, betanulási részleget, hanem akkor, amikor új kolléga érkezik, elővesszük az ellenőrzőlapokat, elővesszük a képzési anyagokat, és akár az üzemfelelősök, akár a műszakvezető, akár valamelyik kolléga segítségével be tudják őt tanítani. Végigmennek az ellenőrzőlapon, ez pontosan meghatározott lépésekben történik, és így gyorsan, hatékonyan, 100%-os hatékonysággal bele tud tanulni a munkába az új munkatárs.

Nálunk most a céges tapasztalat az, hogy 5-6 nap alatt végzik el az alapképzést, mennek végig az ellenőrzőlapos képzésen. És tényleg: az 5. nap végére már annyit tudnak, hogy olyan szinten tudják a feladatokat végezni, mint az, aki ott dolgozik több hónapja…”

Nem szeretünk zsákbamacskát árulni, ezért ha egy cégvezetőt vagy szakmai vezetőt érdekli a program, egy tapasztalt kollégánk kimegy személyesen és tart egy demonstrációt, amivel minden különösebb magyarázat nélkül is átláthatja, hogy miért hatékony ez a rendszer, illetve megoldáscsomag. A demonstráció a tényleges program egy apró része, de már önmagában is okozott komoly meglepetéseket.

Hozza ki Ön is a cégében rejlő potenciált! Kérje ingyenes bemutatónkat!